Moment Tidpunkt Ansvarig Verktyg Kommentar Projektdokumentation: - Förstudierapport. Före Finsams styrelse

Transkript

1 Projektdokumentation: - Förstudierapport Mall för förstudie - Ansökan Mall projektansökan - Projektplan - Minnesanteckningar som tillför sakuppgifter - Övrig dokumentation av tillfällig eller ringa betydelse - Beslut Finsams styrelse Styrelseprotokoll - Projektdirektiv Finsams styrelse Styrelseprotokoll - Avtal Verkställande tjänsteman Förbundets mall Organisering av projektet: - Projektorganisation - Val av arbetsmetoder - Plan för metodutveckling - Plan för implementering Mall för förstudie Mall projektansökan Modell för Insatskedjan Input Insatsen Output Finsams mål Regler Arbetsmetoder Kompetens Åtgärdskrav Resultat 1

2 Finsam Sydnärke vill förbättra sin verksamhet genom att använda sin målstyrning och utvärdering. Mål ska vara: - Specifika - Mätbara - Accepterade - Realistiska och - Tidssatta. Skilj på Effektmål och Projektmål när du skriver insatsförslaget. - Effektmål är den nytta eller de effekter i verksamheten som insatsen resultat ska möjliggöra. 1. Vad kommer att förändras och på vilket sätt? Hur kommer detta att märkas? 2. Vilka effekter (nyttan) förväntas på längre sikt med projektets genomförande? - Projektmål beskriver vilket resultat projektet ska leverera, samt vid vilken tid och till vilken kostnad detta ska ske. Projektmålen är till för att möjliggöra effektmålen. - Beskriv vilka resultat som ska skapas vid genomförande av projektförslaget. Resultat kan t.ex. utgöras av ett nytt eller förändrat system, en strukturförändring, en förändrad och fastslagen arbetsprocess etc. - Ange vem eller vilken roll som ska vara ansvarig för att förvalta projektets resultat. - Ange vem eller vilken roll som ska ansvara för att realisera de beskrivna effektmålen i verksamheten efter att projektet avslutats. Kriterier vid val av metoder Metoderna skall alltid vara evidensbaserade. För att förbundets kvalitetskrav ska uppfyllas innebär det också att metoderna ska främja insatsens - Objektivitet - Rättssäkerhet - Tillförlitlighet - Trovärdighet - Enhetlighet, och - Effektivitet 2

3 Att utse en styrgrupp Under Finsam och huvudmannen Val av arbetsformer Under Finsam och huvudmannen Ansvara för den dagliga driften Dokumentation dragningslista, kallelser Inkomna handlingar Inbjudningar Pressklipp och fotografier Deltagande i projekt: - beslut om medfinansiering - slutrapport - tidsredovisning Del- eller helårsrapporter Förutsättningar för del- och slutrapportering till Finsam Protokoll, arbetsgrupp Statistik Utredningar Övrig korrespondens, mail med mera Metoder för utvärdering - SUS - Självvärderingsmodellen - Ekonomisk redovisning: Utgörs av den rekvisitionsrutin som används av samordningsförbundet - Statistik: En särskild Excel ark som tillhandahålls av förbundet ska sammanställas av projektledaren. 3

4 Kommunikation - Vilket är syftet med informationsinsatsen? - Vilka kanaler använder man? - Hur ser de interna- och externa kommunikationsvägarna och -processerna ut? - Hur uppfattar myndigheterna informationen och hur tillämpas den? Finns det någon planering för Efter förvaltningen av resultat? Finns det en identifierad Efter mottagare? Hur kommer resultatet att Efter användas i huvudmannens fortsatta arbete? Tydliggörandet av framtida Efter kostnader och finansiering Vilka förberedelser krävs? Efter Krävs det någon utbildning? Efter Vem ansvarar för uppdatering Efter och revidering av resultatet? Avveckling av insatsen Efter Slutrapport och självvärdering Efter Projektledare En medbedömare skall finnas med 4

5 Lärdomar Varje insats måste genomföra effektanalys, detta För att förstå och dra lärdom av de långsiktiga effekterna av Finsams insatser. ska tillhandahålla en beskrivning och en förståelse av mer övergripande och långsiktiga effekter insatsen. - Hur kommer insatsen att bidra till utvecklingen av samverkan mellan Finsams huvudmän? - Hur ska insatsen bidra med att generera för systemet nya och viktiga kunskaper? - Hur ska insatsen nå och kommunicera med målgruppen? - Delaktighet är viktigt för att bygga engagemang. Hur ska man involvera målgruppen i utformandet av insatsen? - Finsams målgrupper är ofta i större behov av mentorskap, stöttning och coaching. I dessa situationer är det viktigt med förståelse för de deras perspektiv, och inte låsa sig vid gamla mönster och mallar. Hur ska man beaktat detta? - En del insatser får det svårt med att nå en jämn könsfördelning. Vad har man för planer för att locka en jämnare könsfördelning? Plan för implementering Implementeringar fokuserar på spridning och integrering av redan utvecklade arbetssätt, metoder och modeller från en eller flera insatser som har avslutats eller håller på att avslutas. Implementeringsplanen innehåller konkret information om hur huvudmannen ska organisera arbetet med att vara på erfarenheter och lärdomar i praktiken. - Definiera vilka delar av insatsen som ska implementeras - Vilka faser organisationen kommer att gå igenom vid implementering? - Beskriv implementeringsmodellen som kommer att tillämpas vid implementering - Beskriv de risker som kan uppkomma vid implementering - Vilken huvudman/män ansvarar troligen för verksamheten efter insatstiden? - Beskriv insatsens implementerings åtgärder. 5